Dernière mise à jour : 24 juin 2025

En tant que cabinet d’avocats, Ceiba (« nous », « notre », « nos ») collecte, utilise et divulgue régulièrement des renseignements afin de fournir nos services juridiques.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») explique les types de renseignements personnels que nous recueillons et traitons dans le cadre de nos activités, les fins pour lesquelles nous recueillons ces renseignements personnels, ainsi que vos droits à leur égard. En nous fournissant des renseignements personnels, que ce soit par l’entremise de notre site Web, de notre plateforme client, par courriel, en personne ou par téléphone, vous consentez au traitement de vos renseignements personnels décrit dans la présente Politique et autorisez Ceiba, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous.

Si vous avez des questions concernant la présente Politique, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse [email protected] ou par courrier :

Ceiba Avocats Inc.
1 Westmount Square, bureau 2000
Westmount (Québec)
H3Z 2P9

La présente Politique s’applique au traitement de renseignements personnels dans le cadre de nos services professionnels et de l’exploitation de notre cabinet (nos « Services »), ainsi qu’au traitement des renseignements personnels effectué dans le cadre de notre site Web (https://ceiba.law/) et de nos autres activités numériques, telles que les médias sociaux (nos « Activités numériques »).

Elle ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels de nos professionnels et sous-traitants. Nos Services s’adressent aux sociétés et nous traitons principalement des coordonnées professionnelles au Canada ou ailleurs en Amérique du Nord. Si vous vous trouvez dans un autre territoire, d’autres lois peuvent s’appliquer.

1. Quels renseignements personnels recueillons-nous dans le cadre de nos Services et à quelles fins ?

Dans le cadre de nos Services, nous recueillons des renseignements personnels afin d’administrer et de vous fournir nos services juridiques et de cybersécurité, de gérer nos activités et de vous donner accès à notre plateforme de gestion de projets. Nous recueillons ces renseignements personnels directement auprès de vous. Selon la nature des Services que nous vous rendons, nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels auprès de fournisseurs de services ou de sources publiques.

Le tableau ci-dessous présente les finalités pour lesquelles nous traitons vos renseignements personnels dans le cadre de nos Services, ainsi qu’un aperçu des types de renseignements personnels traités pour chaque finalité.

Nous pouvons également traiter vos renseignements personnels à d’autres fins, notamment :

• Évaluer la sécurité de nos systèmes ;
• Effectuer des vérifications d’antécédents et lutter contre la fraude ;
• Nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires et faire valoir nos droits ;
• Réorganiser ou apporter des changements structurels à notre entreprise.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous dans le cadre de nos Activités numériques et à quelles fins ?

Notre traitement des renseignements personnels dans le cadre de nos Activités numériques inclut la collecte de coordonnées professionnelles à des fins de développement des affaires, ainsi que les interactions sur les médias sociaux. Par exemple, via notre page LinkedIn, vous pouvez vous abonner à The Vox, notre infolettre. Nous travaillons actuellement sur notre présence numérique et nous mettrons donc cette section à jour, notamment lorsque nous modifierons nos témoins (cookies).

Si vous vous abonnez à The Vox, nous pouvons accéder aux renseignements publics de votre profil LinkedIn. Nous n’extrayons ni n’utilisons la liste des abonnés à d’autres fins. Vous pouvez vous désabonner de notre infolettre en tout temps.

Sur notre site Web, vous pouvez également soumettre des demandes de contact ; nous associerons alors les renseignements que vous nous fournissez à cette fin.

3. Comment utilisons-nous les témoins (cookies) et autres technologies de suivi ?

Dans le cadre de nos Activités numériques, nous recourons à des témoins et à des technologies de suivi pour des fonctionnalités essentielles et spécifiques.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des types de témoins installés par notre site Web. Les témoins de session, également appelés témoins transitoires, sont des témoins temporaires stockés dans la mémoire du navigateur uniquement pendant la session de navigation et supprimés automatiquement lorsque le navigateur est fermé. Nous utilisons également des témoins persistants conservés jusqu’à 24 mois, sauf si vous les supprimez.

4. Comment pouvez-vous gérer vos préférences en matière de cookies ?

Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Voici des liens vers les instructions pour les navigateurs les plus courants :

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Safari
• Microsoft Edge

La désactivation des cookies peut affecter l’utilisation de certaines fonctionnalités de notre site Web. Vous pouvez également vous retirer de la publicité ciblée grâce aux outils suivants :

• DAA WebChoices Tool
• NAI Opt-Out Tool

Vous pouvez désactiver les cookies de Google à l’aide du module complémentaire de navigateur Google Analytics Opt-Out.

5. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Nous communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs de services afin d’obtenir les services nécessaires à l’exécution de nos mandats. Ces fournisseurs sont liés par des ententes contractuelles préservant la confidentialité de vos renseignements personnels et limitant leur utilisation à la fourniture des services requis. Nous leur transmettons uniquement l’information raisonnablement nécessaire à l’exécution de leurs services.

Dans le cadre de nos Activités numériques, nous divulguons aussi des renseignements personnels aux fournisseurs de services suivants :

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels si la loi l’exige. Toutefois, en tant que cabinet d’avocats, nous appliquons strictement cette exception et procédons à toutes les vérifications juridiques nécessaires, notamment pour garantir le secret professionnel. Lorsque possible, nous vous en informerons.

Vos renseignements personnels peuvent aussi être communiqués dans le cadre d’une transaction commerciale avec un autre cabinet d’avocats. Ce cabinet serait également soumis au secret professionnel et aux mêmes obligations déontologiques que nos avocats. Nous pourrions également avoir à communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’une inspection du Barreau du Québec.

6. Où traitons-nous vos renseignements personnels ?

Nous hébergeons nos données au Canada via Microsoft Azure, mais nous faisons appel à des fournisseurs de services situés dans d’autres territoires, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne.

Nous pouvons traiter vos renseignements personnels en dehors de votre lieu de résidence. Vos renseignements peuvent donc être soumis aux lois d’autres territoires et être accessibles aux gouvernements, tribunaux ou organismes chargés de l’application de la loi de ces territoires, conformément aux lois en vigueur.

7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous appliquons les normes de l’industrie pour protéger les données que vous nous soumettez, tant pendant leur transmission qu’une fois reçues. Nous mettons en place des mesures techniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la destruction, la perte, les modifications non autorisées, la divulgation, l’accès, l’utilisation abusive et tout autre traitement illicite. Des contrôles d’accès basés sur les rôles limitent l’accès aux membres de l’équipe concernés par votre mandat. Nous effectuons des vérifications d’antécédents criminels pour tous nos membres.

Nos communications internes se font exclusivement au moyen de messageries chiffrées. Lorsque nous transmettons vos renseignements personnels à des fournisseurs, nous exigeons le même niveau de sécurité. Plusieurs de nos fournisseurs détiennent des certifications indépendantes attestant la qualité de leurs pratiques de sécurité et de confidentialité, notamment ISO 27001, ISO 27701 et SOC II.

8. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Notre obligation professionnelle, en vertu du Barreau du Québec, nous impose de conserver vos renseignements personnels pendant sept ans. Vous pouvez nous écrire à tout moment durant cette période pour obtenir une copie de votre dossier client. Nous avons des politiques et procédures écrites en matière de conservation des données.

9. Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels et comment les exercer ?

Selon votre juridiction, vous pouvez bénéficier de droits spécifiques concernant vos renseignements personnels, notamment :

• Le droit de retirer à tout moment votre consentement à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels ;
• Le droit d’accéder à vos renseignements personnels et d’obtenir des informations sur les fins de leur collecte et les personnes avec qui ils sont partagés ;
• Le droit de demander la rectification de vos renseignements personnels s’ils sont incomplets, inexacts ou périmés ;
• Le droit d’obtenir une copie de vos renseignements personnels dans un format structuré et interopérable afin de les transférer à un tiers.

Vous ne disposez pas nécessairement des mêmes droits pour les renseignements professionnels que pour d’autres types de renseignements personnels. Toutefois, notre Responsable de la protection des renseignements personnels veillera à vous aider dans la mesure du possible. Lorsque vous exercez vos droits, nous pouvons vous demander des renseignements supplémentaires pour confirmer votre identité ; ces renseignements ne seront pas utilisés à d’autres fins. Nous vous répondrons dans un délai de 20 jours, ou vous informerons si un délai supplémentaire est nécessaire en raison de la complexité de la demande.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contester notre décision ou porter plainte auprès de votre autorité de régulation locale. Au Québec, contactez la Commission d’accès à l’information du Québec. Au Canada, contactez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez également porter tout différend ou plainte à l’attention de notre associé directeur selon les procédures prévues dans la lettre de mandat.

10. Mettrons-nous à jour cette Politique et comment serez-vous informé ?

Nous pouvons modifier le présent avis de confidentialité de temps à autre, afin de tenir compte de nouvelles lois ou de changements dans la manière dont nous traitons les renseignements personnels. Comme notre présence en ligne est en développement, des mises à jour reflétant notre croissance sont à prévoir. Nous informerons nos clients de tout changement. Veuillez consulter périodiquement cette Politique pour prendre connaissance de ses mises à jour.