Avis de confidentialité
Dernière mise à jour : 28 avril 2026
Ceiba Avocats recueille et utilise des renseignements personnels pour exploiter son site web et « The Vox », son magazine de veille législative, ainsi que les services d’alertes, de rapports et de conseils connexes. The Vox offre une sélection de développements juridiques et réglementaires, des alertes législatives et de conformité, des analyses d’impact opérationnel et une veille propre à chaque client en matière de vie privée, de cybersécurité, d’intelligence artificielle, de gouvernance technologique, de pratiques commerciales et de domaines juridiques connexes.
Ceiba traite des renseignements personnels lorsque cela est nécessaire pour répondre aux demandes, fournir le service, gérer les abonnements et les relations clients, adapter les résultats de veille, diffuser les alertes, tenir des dossiers, protéger les systèmes du cabinet et respecter ses obligations légales, contractuelles et professionnelles.
Pour toute question concernant cet avis, vous pouvez joindre la personne responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@ceiba.law, ou par la poste à :
Ceiba Avocats Inc. 1, Square Westmount, bureau 2000 Westmount (Québec) H3Z 2P9
1. Quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins?
La collecte se limite à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins ci-dessous.
| Fins | Types de renseignements personnels |
|---|---|
| Demandes sur le site | Nom, adresse courriel, nom d’entreprise et message facultatifs, catégorie du formulaire, langue choisie et données de soumission nécessaires pour répondre aux demandes de contact et de réponse aux incidents. |
| Abonnement et diffusion | Nom (facultatif), adresse courriel professionnelle, organisation, rôle ou titre, préférence linguistique, statut d’abonnement, appartenance aux listes d’envoi et registres de livraison. |
| Accueil des clients et gestion des relations | Coordonnées professionnelles, organisation cliente, unité d’affaires, représentants autorisés, détails du mandat, contacts de facturation et préférences de service. |
| Configuration de la veille législative | Territoires pertinents, domaines juridiques, profil sectoriel, priorités réglementaires, produits ou services visés, contexte d’affaires et instructions de veille fournies par le client. |
| Analyses et recommandations adaptées | Contexte fourni par le client et nécessaire à l’évaluation des développements juridiques, notamment les priorités opérationnelles, les besoins de gouvernance, la tolérance au risque, les mesures à prendre, l’historique d’escalade et la rétroaction des parties prenantes. |
| Révision par les collaborateurs et production de contenu | Noms, rôles, affiliations professionnelles, commentaires, modifications, approbations, notes de sources et rétroaction spécialisée du personnel de Ceiba ou de collaborateurs autorisés. |
| Mesure d’audience du site | Renseignements techniques liés aux requêtes, pouvant comprendre une adresse IP, des identifiants associés aux cookies et des événements épurés sur les pages et interactions, lorsque Google Analytics est actif. |
| Sécurité, vérification et intégrité du service | Journaux d’accès, registres d’authentification, métadonnées d’envoi de courriels, activité des systèmes, alertes de sécurité et dossiers de réponse aux incidents. |
| Obligations légales, professionnelles et administratives | Administration des contrats, facturation, comptabilité, fiscalité, assurances, obligations professionnelles, gestion des différends ou demandes légitimes. |
Ne transmettez pas de renseignements sensibles inutiles, d’identifiants de connexion ou de détails confidentiels d’un dossier par un formulaire public.
2. Où recueillons-nous les renseignements personnels?
Dans la plupart des cas, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous, de votre organisation ou d’un représentant autorisé, notamment au moyen des formulaires du site. Nous pouvons aussi les obtenir des dossiers d’accueil des clients, d’énoncés de travail, de formulaires d’abonnement ou d’inscription, de réunions, de courriels, d’espaces de travail partagés, d’outils de webinaire, de flux de gestion de projet, de dossiers internes de veille juridique, de collaborateurs approuvés ou de sources professionnelles publiques pertinentes pour le service The Vox.
3. Comment utilisons-nous les renseignements personnels?
Nous utilisons les renseignements personnels pour répondre aux demandes et pour exploiter, offrir et améliorer The Vox et les services connexes. Nous pouvons notamment les utiliser pour :
- répondre aux demandes reçues sur le site, vérifier les conflits et coordonner le suivi;
- envoyer les éditions de The Vox, les alertes de conformité, les mises à jour aux clients et les communications connexes;
- gérer les abonnements, les listes de diffusion, les préférences, les dossiers de compte et les contacts clients;
- repérer, classer, évaluer et prioriser les développements juridiques et réglementaires pour les territoires et domaines choisis;
- adapter la veille, les commentaires, les recommandations et les analyses d’impact à l’organisation cliente et à son contexte opérationnel;
- acheminer les alertes urgentes ou à risque élevé au contact client ou juridique approprié aux fins d’examen et de planification;
- préparer des rapports, plans d’action, synthèses de tendances et bilans de veille de fin d’année;
- coordonner la rédaction, la révision, l’approbation, la conception, la publication et la diffusion;
- mesurer l’utilisation du site de façon globale, selon vos préférences de cookies;
- assurer la sécurité, les pistes de vérification, le contrôle de la qualité et la tenue des dossiers exigés à des fins légales, contractuelles ou professionnelles.
4. Communications d’abonnement et Cyberimpact
The Vox et nos alertes juridiques peuvent être transmis par courriel, portail client ou autre canal de diffusion approuvé. Cyberimpact est notre fournisseur de services d’infolettre. Les renseignements qui lui sont communiqués comprennent l’adresse courriel, le nom fourni, la préférence linguistique et les groupes d’abonnement, afin de traiter les abonnements, les confirmations et l’envoi des courriels.
Vous pouvez en tout temps modifier vos préférences ou vous désabonner des communications non essentielles au moyen du lien fourni dans la communication ou en écrivant à privacy@ceiba.law. L’avis de confidentialité de Cyberimpact est accessible à https://www.cyberimpact.com/fr/politique-de-confidentialite/.
5. Google Analytics et cookies
Google Analytics est utilisé uniquement sur le site de production https://ceiba.law pour mesurer les visites et certaines interactions, notamment les demandes réussies, les abonnements à l’infolettre et les clics sur les liens de contact. Nos événements excluent le contenu des formulaires, les noms, les adresses courriel, les noms d’entreprise, les messages et les détails d’incident. Les fonctions publicitaires, la personnalisation et Google Signals sont désactivés.
Lorsqu’un signal de pays fiable identifie l’Europe ou le Royaume-Uni, une acceptation préalable est requise. Global Privacy Control et un refus enregistré bloquent les statistiques. Utilisez Gérer mes cookies en tout temps pour désactiver les statistiques ou modifier votre préférence; le retrait arrête la collecte future, mais ne peut rappeler les renseignements déjà transmis. Les renseignements de Google sur la vie privée se trouvent à https://policies.google.com/privacy?hl=fr.
6. Qui reçoit vos renseignements?
L’accès est limité aux personnes ayant un besoin légitime. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Les communications externes se limitent aux suivantes :
| Destinataires | Exemples |
|---|---|
| Fournisseurs de services approuvés | Hébergement, gestion documentaire, envoi de courriels (dont Cyberimpact), publication, collaboration, gestion de projet, facturation, sécurité et statistiques (dont Google Analytics), sous réserve de contrôles contractuels. |
| Destinataires autorisés par le client | Représentants du client, contacts juridiques, équipes de conformité, responsables de la sécurité, intervenants produit ou ingénierie, dirigeants ou autres destinataires désignés par le client. |
| Personnel de Ceiba et collaborateurs autorisés | Avocats, analystes, personnel des opérations, concepteurs, réviseurs ou collaborateurs spécialisés participant à la production, à la révision, à la diffusion ou au soutien de The Vox. |
| Conseillers professionnels et assureurs | Conseillers juridiques ou autres lorsque requis à des fins d’affaires, professionnelles, d’assurance ou de gestion des risques. |
| Organismes de réglementation, tribunaux et autorités publiques | Communications exigées par la loi, une ordonnance judiciaire, une procédure légale, une obligation professionnelle ou une exigence réglementaire. |
| Parties à une transaction commerciale | Communication dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une restructuration, d’un transfert ou d’une transaction semblable, avec des mesures de protection appropriées. |
7. Traitement à l’extérieur du Québec
Ceiba est établie au Québec, Canada. Les renseignements personnels peuvent être conservés ou traités au Canada et, selon les outils utilisés pour offrir ou soutenir nos services, aux États-Unis, dans l’Union européenne, au Royaume-Uni ou dans d’autres territoires.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque la loi l’exige, Ceiba évalue s’ils bénéficieront d’une protection adéquate, notamment au moyen de mesures contractuelles et techniques. Les renseignements traités à l’extérieur de votre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire, y compris aux demandes d’accès légitimes des autorités publiques.
8. Sécurité
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et contractuelles adaptées à la nature des renseignements traités. Elles peuvent comprendre des contrôles d’accès fondés sur les rôles, des contrôles d’authentification, le chiffrement, la journalisation, la surveillance, la vérification diligente des fournisseurs, des engagements de confidentialité et des restrictions d’accès.
Puisque The Vox peut comporter une veille juridique propre à un client, des priorités de conformité et des renseignements clients potentiellement privilégiés ou confidentiels, l’accès aux documents propres à un client est réservé au personnel et aux collaborateurs autorisés qui en ont besoin.
9. Conservation
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans cet avis et pour respecter les exigences légales, contractuelles, professionnelles, fiscales, comptables, d’assurance, de vérification et opérationnelles. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire, anonymisés ou archivés conformément aux pratiques de conservation de Ceiba.
10. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels et comment les exercer?
Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que Ceiba détient à votre sujet ou leur rectification. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi. Lorsque l’accès est limité par le secret professionnel, des obligations professionnelles, des devoirs de confidentialité, des exigences de sécurité ou une autre restriction légale, nous vous en informerons.
Selon la loi qui vous est applicable, vous pouvez aussi demander le retrait de votre consentement, la suppression, la désindexation, des renseignements sur l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, ou la portabilité des renseignements personnels informatisés recueillis par un moyen technologique dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Les questions ou demandes concernant cet avis peuvent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@ceiba.law. Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.
11. Décisions automatisées
Nous n’utilisons pas de renseignements personnels pour prendre des décisions concernant des personnes fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets importants similaires.
12. Mettrons-nous cet avis à jour et comment en serez-vous informé?
Nous pouvons modifier cet avis pour tenir compte de l’évolution de la loi, de nos services, du modèle de service de The Vox, des pratiques de diffusion, de la technologie, des fournisseurs ou des exigences opérationnelles. La version en vigueur est accessible sur ce site, et les modifications importantes peuvent être communiquées par courriel, portail client ou autre moyen approprié.